Alltagsbegleitung, aber einfach.
Hier sehen Sie, wie PEAR Ihren Arbeitsalltag erleichtert: Ein minimaler Handgriff von Ihnen – die komplette vierstufige Dialog- und Bürokratie-Maschinerie regelt PEAR im Hintergrund.
Klienten-Aufnahme
E-Mail vom Vermittler trifft ein
Pflegeberater oder Angehörige senden eine Anfrage mit den ersten Rohdaten des neuen Klienten.
Mail in den PEAR-Ordner verschieben
Sie erkennen die E-Mail und schieben sie einfach in den Ordner, den PEAR überwacht. Fertig!
👆 1 Handgriff
PEAR übernimmt Kommunikation
Das System liest die E-Mail aus, verarbeitet sie mit KI und extrahiert selbst aus unübersichtlichen Fließtexten (wer kennt solche Mails nicht?) alle enthaltenen Klientendaten. Sind alle Pflichtangaben erkannt worden, wird der Datensatz sofort als angelegt bestätigt (es geht direkt weiter mit 3.4) – fehlen Angaben, dann...
Das Webformular
Bei fehlenden Pflichtangaben kann der Datensatz nicht angelegt werden. Oft telefoniert man lange hinter Daten her, ohne die man einen Termin gar nicht abrechnen kann. PEAR erstellt eigenständig ein passgenaues Webformular: Der Absender sieht alle bereits erkannten Daten auf einen Blick und kann die fehlenden Daten unkompliziert eintragen.
PEAR prüft Plausibilität
PEAR weiß genau, welche Arten von Daten das System erwartet – IK-Nummer mit nur 5 Ziffern? Postleitzahl mit nur 3 Stellen? PEAR weist sofort höflich auf das richtige Format hin und erwartet nur plausible Eintragungen, gibt aber Tipps, wo man z. B. die Versicherten- oder die IK-Nummer finden kann. So sind die Daten schnell zusammen, alles stimmt zu 100 %. Der Vermittler sieht einen Bestätigungsbildschirm.
Neuer Klient fertig angelegt!
Erst jetzt hören Sie wieder etwas von der E-Mail, die Sie am Anfang verschoben haben: Eine Benachrichtigung bestätigt, dass der neue Klient vollständig und fehlerfrei im System hinterlegt wurde – theoretisch könnten Sie sofort den ersten Termin festmachen und planen.
Smarte Termin- & Tagesplanung
Termin & geplante Tätigkeiten anlegen
Termine werden nicht einfach gespeichert, sondern mit wenigen Klicks direkt für den weiteren, nahtlosen Prozess vorbereitet.
PEAR-System (Das Dashboard)
Neben allen weiteren Aufgaben und wichtigen Informationen (z. B. Klient xy hat Geburtstag, 4 Termine mit ausstehender Nachbearbeitung etc.) finden Sie natürlich auch Ihre Termine des Tages im übersichtlichen Dashboard. Von hier aus gelangen Sie leicht zu Terminen, Kunden, dem Kalender- oder dem Rechnungsbereich. Darüber hinaus leitet das Dashboard Sie durch Ihren Arbeitsalltag – sogar die Navigation zum nächsten Termin starten Sie hier.
Navigation, Terminzeiten & Fahrtenbuch
Die Navigation startet aus dem Dashboard und switched zu Maps, damit Sie sicher und komfortabel zum Einsatzort navigiert werden. Der jew. Termin-Start wird bei Ankunft am Zielort getrackt, Termin-Ende durch den Start der nächsten Fahrt. Manuelles Bearbeiten oder Nachtragen der Zeiten ist möglich.
Ihr Fahrtenbuch schreibt sich dabei übrigens ebenfalls so gut wie von alleine. Per Klick können Sie es jederzeit exportieren.
Termindurchführung & Nachbereitung
Tätigkeiten direkt in App abhaken
Weil die Aufgaben vorab strukturiert wurden, genügt ein einfaches Antippen der Checkbox und die Tätigkeit wird als erledigt markiert. So einfach, dass man es einfach vor Ort miterledigt.
👆 Vor Ort erledigt
Klient unterschreibt mit dem Finger...
...direkt auf dem Display Ihres Tablets oder Smartphones. Nun reicht ein Klick auf „Freigeben“ und PEAR führt Tätigkeitsbestätigung und Klientenunterschrift automatisch zusammen. Dadurch entsteht...
✍️ 1 Unterschrift
Revisionssicherer Leistungsnachweis
...der Leistungsnachweis, rechtskonform und alle Anforderungen der Pflegekassen erfüllend (z. B. nach § 45a SGB XI). Dem automatisierten Rechnungslauf steht nun nichts mehr im Wege.
Termin komplett dokumentiert
Sie müssen am Feierabend keinen einzigen Nachbericht mehr schreiben: Sämtliche Tätigkeiten, Zeiten und Unterschriften sind fertig revisionssicher abgelegt oder laufen automatisiert im Hintergrund ab.
Die Monatsabrechnung
Rechnungslauf & Freigabe
Unterschriebene und dokumentierte Termine sind automatisch abrechnungsbereit. Alle Termine eines Kunden werden chronologisch in seiner Monatsrechnung aufgeführt. Mit einem Klick starten Sie den Rechnungslauf für alle abrechnungsbereiten Klienten parallel (Empfehlung: täglicher oder wöchentlicher Rechnungslauf hält die vorläufigen Rechnungen immer aktuell) – ein weiterer Klick sendet alle Rechnungen so wie sie sind an Pflegekassen und Klienten (Empfehlung: 1x am Monatsende und nur, wenn alle Termine dokumentiert wurden).
👆 2 Klicks am Monatsende
Fortlaufende Budget-Anrechnung
PEAR prüft alle geleisteten Termine, geplanten Termine und die jeweiligen Fahrten tagesaktuell, um das Entlastungsbudget eines Klienten immer im Blick zu haben und Überraschungen am Monatsende zu vermeiden. So ist das Restbudget jedes Klienten jederzeit auf den Cent genau bekannt und wird u.a. in jeder Rechnung transparent dargestellt.
Rechtzeitige Lücken-Prüfung
Der PEAR-Wächter warnt proaktiv vor dem Monatsende, falls die Nachbearbeitung einzelner Termine noch nicht abgeschlossen ist und zeigt direkt, wo genau der Prozess stockt – so lassen sich versäumte Klicks leicht nachholen, damit zum Monatsende sichergestellt ist, dass alles berechnet ist.
Alle Rechnungen mit einem Klick
Egal ob 3 Klienten oder 42: Ein Klick für alle – und sämtliche Rechnungen und Leistungsnachweise nach § 45a SGB XI werden zeitgleich, centgenau und rechtssicher generiert.
Rechnungsversand an alle Stellen
Jeder Empfänger erhält automatisch die passenden Unterlagen per E-Mail; falls Klienten den Postweg vorziehen, ist dies ebenfalls möglich*, und auf Wunsch erhält sogar Ihr Steuerberater den kompletten Buchungsexport.
❌ Ohne PEAR (Der alte Papierkrieg)
- • E-Mails lesen, Daten von Hand in Excel-Listen abtippen
- • Ständiges Nachtelefonieren wegen fehlender Kassendaten
- • Zettelwirtschaft, unleserliche Stundenzettel vor Ort
- • Feierabende mit Nachberichten und Rechnungen tippen vergeuden
- • Budget-Überziehungen erst bei Kassenablehnung bemerken
✨ Mit PEAR (Der smarte Alltag)
- • Klienten-Aufnahme: Ein einziger Handgriff genügt: Sie schieben die E-Mail in den PEAR-Ordner – PEAR kümmert sich vollautomatisch um den gesamten Rest, bis der Datensatz komplett und einsatzbereit ist.
- • Planung: In unter 10 Klicks sind Termine und geplante Tätigkeiten vollständig erfasst, übersichtlich im Tagesdashboard strukturiert und für alle weiteren Schritte optimal vorbereitet.
- • Durchführung & Nachbereitung: Und danach? Geplante Tätigkeiten mit jeweils einem Klick als erledigt abhaken, Klient unterschreibt direkt auf dem Display – noch vor dem nächsten Termin ist alles erledigt. Weitere Nachbearbeitung am Feierabend: Nicht notwendig! Durch das Speichern nach Unterschrift des Klienten ist der Leistungsnachweis nach § 45a SGB XI sofort fertig – so kann das Monatsende kommen.
- • Monatsabrechnung auf Knopfdruck: Egal ob 3 Klienten oder 42, egal ob 6 Termine im Monat oder 130 – ein Klick und PEAR erstellt alle Rechnungen zeitgleich, überträgt dabei gleich die Restbudgets und bringt alles auf den Weg zu Kasse, Klient und Steuerberater.